Börja aldrig att svara på frågor direkt i telefonen
Oavsett om det är kris eller riktigt positiva nyheter. Säg att du är glad att de ringt men att du bara måste avsluta det du just gör för stunden. Be om kontaktuppgifter och säg att du återkommer inom en kvart. Då hinner du förbereda dig mentalt och eventuellt stämma av vissa frågeställningar som kan dyka upp med tredje part. Det kan vara en kollega eller mediarådgivare. Notera dock att det är av största vikt att du återkommer inom den tidsram du utlovat.

Känn till frågorna eller i alla fall syftet med intervjun
Begär en förståelse för de frågor journalisten kommer att ställa. Fråga om syfte med intervjun och inriktning, om det kommer att tas fotografier eller om ni skall tillhanda bildmaterial samt när intervjun kommer att publiceras. Att be om en lista med frågor för att förbereda dig bättre kan framstå som väl petigt men de grova dragen av inriktningen i intervjun skall du vara väl förtrogen med.

Spara kontaktuppgifterna till skribenten eller journalisten
Förvara kontaktuppgifterna noggrant. Det kan vara lätt att glömma journalistens namn och tidning när nervositeten slår till. Se till att spara numret och ha det lättillgängligt om du behöver ringa tillbaka. Sedan är det av stort värde nästa gång ni skall skicka ut en pressrelease att de når de journalister och medier som sedan tidigare är intresserade och skrivit om dig eller er verksamhet.

Definiera ditt budskap inför intervjun
Oavsett om det är kort om tid eller en väl inplanerad intervjun så är det av största vikt att du klargör ditt huvudbudskap och det du vill förmedla. Förbered dig på att kommunicera detta på ett tydligt och övertygande sätt. Om du har viktiga siffror eller fakta, dubbelkolla dem innan intervjun.

Håll koll på tiden för intervjun
Försäkra dig om att du känner till intervjuns i alla fall ungefärliga tidsram. Det är viktigt att hantera tiden väl och se till att du får möjlighet att kommunicera ditt budskap utan att det brådskar. Ibland handlar det om bara några minuter och andra gånger kan det vara en hel timme eller mer som avsätts för samtal.

Lyssna och engagera
Under intervjun så skall du lyssna noggrant på journalistens frågor och reflektera över dina svar. Betrakta intervjun som en dialog där du samarbetar med journalisten för att skapa en givande och informativ artikel. Du skall inte försöka sälja och inte heller rabbla för mycket fakta. Var saklig och håll dig till frågorna.

Förstärk ditt budskap
Se dock till att ditt huvudbudskap lyfts fram under intervjun, gärna mer än en gång om det är möjligt. Om du märker att journalisten inte fångade budskapet tidigare, hitta nya sätt att inkludera det i samtalet.

Visa din personlighet
Bjud på dig själv genom att dela några personliga insikter eller anekdoter om du bedömer att tiden medger det. Det kan vara en misslyckad situation som du har lärt dig av eller en rolig historia. Att skapa en koppling på personlig nivå kan öka chansen för en positiv och minnesvärd interaktion.

Hantera knepiga frågor
Förbered dig på att hantera känsliga eller svåra frågor. Försök att svara ärligt och diplomatiskt utan att bli defensiv. Att kunna navigera genom utmanande frågor visar på din förmåga att hantera olika situationer. Chansa aldrig med sanningen och använd aldrig en s.k. vit lögn. Kan du inte svara på en fråga så är det bättre att säga att du återkommer med svar på just den frågan.

Öva på ditt framträdande inför intervjuer
Öva på din presentation och tonfall. En lugn och självsäker röst hjälper dig att kommunicera på ett övertygande sätt och ge intrycket av professionalism. I ett samarbete med Presstjänst så får ni f.ö. coaching och stöd vilket kan vara en god grund inför era framtida framträdanden.

Be om att få korrekturläsa
Många känner inte till det men de flesta journalister uppskattar faktiskt att man ber om att få korrekturläsa intervjun. Be att i alla fall få läsa dina citat som skall användas. Oftast får man då hela artikeln. Undvik absolut att peta i formuleringar däremot så föreslå justeringar av det som är felaktigt.

Genom att följa dessa tips och vara väl förberedd kan du maximera chanserna för en lyckad intervju och se till att ditt budskap når fram på bästa sätt.

Joe Formgren
Presstjänst
Kommunikationsstrateg och publicist
070-679 79 00
www.formgren.com